手書き・エクセル・システム
小学校の指導要録の書き方まとめ
私立小学校には独自の文化、ルールがあり、「指導要録」にもそれが色濃く反映されています。ここでは、手書き・エクセル・システムそれぞれの通知表の書き方について、メリット・デメリットをご紹介。
また、校務改善のスペシャリストであるウェルダンシステム株式会社の柏野顧問に、指導要録のお悩みと改善方法について伺ってみました。
手書きさん、エクセルさん、システムさんの
指導要録のやり方
指導要録のやり方
手書きさんの場合
通知表から全て書き写しています
年度末に通知表に書いた内容をベースに、学校指定の用紙に指導要録を記入しています。間違いがあってはいけないので、教務主任の先生に見てもらい、誤りがあれば砂消しゴムを使って修正しています。
エクセルさんの場合
一台のPCで管理しています
指導要録のマスタデータが入ったPCが職員室に一台あり、そのPCが空いているときに入力していきます。年度末の3月はこの指導要録用PCの取り合いになることも…。最終的には紙で印刷して、ハンコを押して保管しています。
システムさんの場合
細かい調整するだけでOKです
通知表で入力したデータが指導要録にも反映されるので、あとは細かい調整をするだけでOK。データは電子印をもらってPDFで保存、紙でも一応保存しています。
【指導要録】手書きさん・エクセルさん・システムさんの三者三様
「手書きさん」の指導要録のやり方
「年度末に通知表に書いた内容をベースに、学校指定の用紙に指導要録を記入しています。間違いがあってはいけないので、教務主任の先生に見てもらい、誤りがあれば砂消しゴムを使って修正しています」
そんな指導要録を手書きしている「手書きさん」のメリット・デメリットをまとめました。
指導要録を手書きする
メリット
メリット
基本的に通知表からの書き写しになるのですが、作成しながら「あんなこともあったな」「こんなこともあったな」と、作業しながらその子と過ごした一年を振り返るのは楽しいですね。
指導要録を手書きする
デメリット
デメリット
教科に関することや総合的な所見に関すること、表彰関係、学級活動に関することなど、細かい内容をすべて手書きで書いています。通知表で書いたような内容を何回も転記しなきゃいけないのが辛いです…。
しかも、通知表の所見と要録の所見の体裁が微妙に違うので、そっくりそのまま書き写すわけにもいきません。平行して新年の準備のしなくてはならないため、年度末が来るのが毎年怖いです…。とても1カ月で終わる作業量ではなく、早めから準備を進めていますが、なかなか終わらず、授業の自習時間などにコッソリ記入していたこともあります。
「エクセルさん」の指導要録のやり方
「指導要録のマスタデータが入ったPCが職員室に一台あり、そのPCが空いているときに入力していきます。年度末の3月はこの指導要録用PCの取り合いになることも…。最終的には紙で印刷して、ハンコを押して保管しています」
そんな指導要録をエクセルで入力している「エクセルさん」のメリット・デメリットをまとめました。
指導要録をエクセルで作成するメリット
一覧表に学籍・評価・所見等のデータを入力すれば、指導要録にデータが転記されるので、それを印刷するだけです。
手書きよりもかなり時間が短縮できますし、過去の通知表データも活用できるので助かっています。体裁が微妙に違う所見などは、すでに書いた文章をコピーして調整すればいいので、手書きよりも楽ですね。
指導要録をエクセルで作成するデメリット
基本的に、複数人で同時に編集ができないので、他の先生が作業をしている場合は順番を待たなくてはなりません。好きなときに入力できないのはもどかしいですね…。
私の学校では、以前スプレッドシートで組んだこともあったのですが、データが消えてしまい、それ以来マスタデータで管理することに。エクセルのマクロを組める人間が私以外にいないため、この時期は本当に激務です。帳票の変更があると、さらに負担は増えて徹夜することも少なくありません。
何かあったときに私がいないと本当に作業が止まってしまうので、この時期は絶対に休めません。これだけ属人化が進むと、これからも安定的に運用していけるか不安です。PCに詳しい若い先生もいますが、「次は私が引き継ぐんじゃないか」と戦々恐々としているようです…。
「システムさん」の指導要録のやり方
「通知表で入力したデータが指導要録にも反映されるので、あとは細かい調整をするだけでOK。データは電子印をもらってPDFで保存、紙でも一応保存しています。」
そんな指導要録をシステムで入力している「システムさん」のメリット・デメリットをまとめました。
指導要録をシステムで作成するメリット
一番面倒だった転記と、それに伴う確認作業がなくなって、ミスも減りました。年度末の負担が今までの1/10ぐらいになりましたね。
また、先生それぞれにIDとパスが発行されるため、自分のPCからいつでも入力できるのも助かっています。年度末にバタバタすることがなくなり、春休みにしっかり休めるようになりました。「年度末が怖い」ということもなくなりましたね。
指導要録をシステムで作成するデメリット
これといってありません。あえて言うなら、これまで指導要録にかけていた膨大な作業時間がなくなり、「こんなに簡単でいいのだろうか…」と不安になることでしょうか。せっかくなので、時間を有効に使いたいと思います。
校務改善の専門家に聞く！
指導要録のお悩みを改善するには？
ここまで触れたように手書き、エクセル、システムでそれぞれ良い点、悪い点がありますが、今後の私立校小学校の指導要録はどのように管理していくべきなのか、100校を超える私立校の校務を改善してきたウェルダンシステム株式会社の柏野顧問に意見を伺いました。
校務改善のスペシャリスト
ウェルダンシステム株式会社
柏野顧問
柏野顧問
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。元教員のエンジニアも在籍し、現場目線での提案を心掛ける。私立小学校に特化した校務システムの「スクールマスターZeus」は暁星小学校、白百合学園小学校などに導入されている。
指導要録はもっと楽していい
指導要録とは、生徒一人ひとりの一年間の成績や出席の記録、生活・学級活動の記録等を記載する書類です。学籍情報、成績情報、文書情報などを年度ごとにまとめたものです。
20年の保存義務がある公簿ですが、基本的には誰も見ることはありません。何も問題がなければ、教員委員会がわざわざ指導要録を見ることもなく、いわば指導要録は保管するためだけの文書なのです。そんな作業に、先生方の貴重な時間を多く割く必要はありません。
いろんな私立小学校の校務を見ていると、この指導要録に苦労されている先生方がとても多いです。作業量がとても多いため、夏頃から準備されている先生もいらっしゃいました。それでも年度末はバタバタとしてしまうため、休日も十分に休めないという状況に陥ってしまいます。
先生方は非常にとても丁寧かつ誠実に取り組んでいらっしゃいますが、指導要録はもっと楽していいんです。指導要録にかけている時間を、生徒に向き合う時間や授業の質を高めるための準備などに使ってほしいと私は考えています。
「指導要録の手間が1/10以下になった」
指導要録の効率化を図るなら、やはりシステム導入がおすすめです。システムなら通知表で入力したデータが指導要録にも反映されるため、転記の手間がほとんどいりません。所見の文言などを少し調整すればOKです。通知表と指導要録がシームレスに作業できる。これが一番のメリットと言えます。
指導要録に関して言えば、手書きされている小学校様も少なくなく、校務の作業で最も負担が大きいと言えるかもしれません。システムであれば、これらの作業負担を減らし、先生の時間を増やすことができます。
我々が提供している「スクールマスターZeus」は、先生が本来の先生としての仕事に専念し、生徒のために時間を使えるよう考え抜かれたシステムです。
教員経験のあるシステムエンジニアが現場の声を踏まえてシステムを構築しており、指導要録をはじめ先生の困りごとを解決してくれる機能を多数搭載。実際導入して頂いた小学校様からは「要録の手間が1/10以下になった」「パソコンが苦手な先生でも使いやすい」といった声を多数頂いています。
実際にシステムを導入した私立小学校の声
「スクールマスターZeus」は私立小学校に特化した校務支援システムです。多くの私立小学校様に導入して頂いていますが、その中でも「指導要録の作成の手間が1/10以下に！」という声を頂いた聖学院小学校様のコメントをご紹介します。
引用元:ウェルダンシステム株式会社
（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice11.html）
聖学院小学校
Before
導入前、教員は成績表などの管理をエクセルで行っていたが、設定や更新など、特定の教員に頼ることが多かった。田村教頭は「先生方の意見を取り入れながら、ウェルダンシステムの方と工程表に合わせてじっくりと相談し、１年かけて段階的に本校にふさわしいシステムへと完成させていきました」と語る。
After
教務を担当している濱住聖史教諭は『スクールマスター』を導入することで、「年度末に行う『指導要録』の作成にかかる負担が今までの十分の一以下に軽減されました。
また、『出欠席』では、教室でiPadに直接入力した出欠情報がその場で全職員と共有できるので、インフルエンザが流行する時期などは助かります。導入前は独自の方法で行っていましたが、一つのシステムで一括管理できるシステムはほとんどないと思います。６年前の児童の成績等の情報がすぐ確認できることも素晴らしいです」と評価する。
また、操作がシンプルで、プルダウンメニューのような隠れているメニューがないところも使いやすい点だ。教員たちからは「画面にすべての操作が表示されている」と好評だ。
※引用・抜粋元:ウェルダンシステム株式会社
（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice11.html）
Pick up
多くの名門私立小学校から選ばれる
「スクールマスターZeus」
簡単な操作で、通知表、要録、学校日誌、週案、さまざまな名簿等の事務作業を効率化してくれるシステムです。既存のシステムでは難しかった、私立小学校の独自の文化やルールに柔軟に対応し、PCが苦手な先生でも使いやすい操作性も魅力。「スクール マスター zeus」の詳しい特徴や導入事例は、公式HPをご確認ください。
