みんなのための校務改善委員会【私⽴⼩学校編】
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みんなのための校務改善委員会【私⽴⼩学校編】
その学校独自の方針やルール、文化を重んじる私立小学校は、校務の処理方法も文字通り千差万別。手書き、エクセル入力、システム入力とそれぞれの手法の良さはありますが、 今までの校務のやり方でいいのか、この機会に見直してみませんか？三者三様のお悩みをまとめつつ、校務改善のスペシャリストに意見を伺いました。
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。経営するウェルダンシステム株式会社には元教員のエンジニアが在籍し、常に現場目線での提案を心掛ける。私立小学校に特化した校務システムの「スクールマスターZeus」は暁星小学校、白百合学園小学校などに導入されている（2021年10月調査時点）。
1975年に語学教育事業をスタートさせ、現在ではITコンサルティング事業から教育サービス事業など各種事業を幅広く展開。今回は校務調査チームが小学校の先生の働き方や校務について調査し、私立小学校に特化した校務システムを提供しているウェルダンシステム社取材協力・監修のもと、コンテンツ作成いたしました（2021年10月調査時点）。
ここ数年、小学校の先生の長時間労働が問題視されています。生徒の学習指導だけでなく、校務の負担が非常に大きく、日々残業を余儀なくされているのです。
ベネッセが行った調査によると、小学校の先生にとっての一番の悩みは 「教材準備の時間が十分にとれない」（90.7％）ことでした。学習指導は先生の本来の仕事のはずですが、「作成しなければならない書類が多い」（87.5％）、「校務分掌の仕事が負担」（65.5％）といった事務作業が大きな負担となり、いわば先生が先生の仕事をさせてもらえない状況に陥っているのです。
その一方で、先生方は「子どもとのかかわりあい」（489名中357名が回答）や「学習指導」（489名中104名が回答）に楽しさややりがいを見出しています。先生方の働く喜びを取り戻すためには、本来の仕事に専念できる環境を整えなくてはなりません。その第一歩として、 日々の業務を圧迫している通知表、指導要録、児童名簿といった校務の負担を減らすべきでしょう。
校務のなかでも特に負担が大きいとされているのが通知表、指導要録、児童名簿の3つ。
これらの校務を処理する方法としては「手書き」「エクセル」「システム」があります。
それぞれの先生が現場でどのように校務に向き合っているのか、手法や悩みをまとめてみました。
通知表も名簿もすべて手書き。生徒を思いやる気持ちが強い一方、日常的に膨大な記入作業があり、残業が多くなりがち。
職員室で頼りにされるエクセルマスター。校務用PCやデータの管理運営も任されている。自分以外にエクセルに強い人間がおらず、困ったときの質問が集中するのが悩み。
学校のICT化推進に伴い、校務システムを導入。校務の大幅な効率化に成功、働き方も大きく改善された。一貫教育の中学・高校までは一元管理できていない。
いったん鉛筆で下書きしてから、ボールペンで清書。間違えたときは砂消しゴムを使っていますが、用紙が破れたりすることもあります。
評価は「よくできました」のハンコを押しています。生徒一人ひとりに手紙のような感覚で作れて良いのですが、ミスが許されないため、間違いがないか厳密にチェックしたり、間違いを書き直すなど、時間がかかりすぎて困っています。学期末は残業続きで、授業の準備をする時間もありません…。
通知表のマスタデータをUSBに保存しています。学期末になると、そのUSBを先生同士で順番に回覧し、入力していくやり方です。
最終的には紙で出力して、ハンコを押して配布します。基本的にデータを打ち込むだけで通知表が作成できるし、修正も簡単なので、手書きよりもはるかに楽ですが、データが入ったUSBが回ってくるのを待たないといけないので、使いたいときに使えず不便です…。自分の番が終わったら基本的に修正できない点も困りますね。
先生ぞれぞれのPCからID入力すれば、システム上で入力できます。好きな時間に利用でき、ハンコも電子印なので、無駄な作業が少なくて済みます。作業時間も圧倒的に減りましたね。
また、書き写す際に必ず発生していたミスもなくなりました。確認の必要もないので助かっています。手書きの良さも知っているので、最初は味気ない気もしましたが、授業の準備や子どもたちと向き合う時間が増えたので、結果的に良かったです。
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。私立小学校に特化した校務システム「スクールマスターZeus」は暁星小、白百合学園小など数多くの私立校に導入されている。
通知表は生徒はもちろん、先生にとっても大切なもの。ひとり一人に思いを込めて手書きで渡したい先生方のお気持ち、よく分かります。手書きの文字には温かみがありますし、生徒や保護者へ、より思いが伝わる気がしますよね。
通知表に関していえば、エクセルで管理されている小学校様が多い印象を受けます。専用のPCやUSBに通知表のファイルを作り、そこに各自が入力していくやり方です。
エクセルはたしかに手書きよりも負担は減りますが、データの管理・運用がものすごく手間。例えば、「通知表」のファイルを作っても、入力する先生が命名規則を守ってくれなかったり、保存先を間違えたり、間違えてデータを消してしまったり…。こうした人為的なミスが起こると、復旧作業にも膨大な時間を要してしまいます。
また、専用のPCやUSBなど特定の場所で管理する方法ですと、自分の順番が回ってくるのを待っていなければならず、そのためにわざわざ残業する、といったことも起こり得ます。
こうした管理・運用の手間を減らすならシステム導入がおすすめです。システムなら一元管理が可能で、エクセルのように複数のファイルが混在することもなく、データを常に最新の状態に保てます。加えて、先生それぞれがノートPCなどのデバイスからアクセスでき、好きなときにいつでも入力が可能。
つまり、システムなら命名規則や保存先のルールなどを徹底してもらう必要はなく、専用PCやUSBの「順番待ち」が発生することもありません。出欠の情報などは自動的に反映されるので、改めて入力する手間もいりません。
我々が提供している「スクールマスターZeus」は、先生が本来の先生としての仕事に専念し、生徒のために時間を使えるよう考え抜かれたシステムです。元教員のエンジニアが開発し、通知表の入力作業を軽減する機能を多数搭載しています。すでに多くの私立校小学校様に導入させて頂いておりますので、その一部をご紹介します。
新渡戸文化小中学校
スプレッドシートから手書きで通知表に書き写す作業に3日ほどかかっていました。
参照元:ウェルダンシステム株式会社（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice20.html） （https://welldone.co.jp/contents/voice/voice20.html）
スクールマスターを使うとデータのインポートから印刷まで30分ほど、操作の早い教員だと15分ほどでできているかもしれません
参照元:ウェルダンシステム株式会社（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice20.html） （https://welldone.co.jp/contents/voice/voice20.html）
年度末に通知表に書いた内容をベースに、学校指定の指導要録の用紙に手書きで記入しています。間違いがないよう、教務主任の先生に見てもらい、誤りがあれば砂消しゴムを使って修正します。
作成しながら「あんなこともあった」「こんなこともあった」と作業しながら一年を振り返れるので楽しいですが、やはり、細かい内容まですべて手書きするのは大変です。新年度の準備もあるので終わるかどうか常に不安で、正直年度末が来るのが毎年怖いです…。
マスタデータが入った職員室のPCで、空いているときに入力していきます。手書きよりもかなり時間が短縮できますし、過去の通知表データも活用できるので助かりますが、PCが一台しか使えないので、年度末は取り合いになることも…。
作業したいときに作業できないのは辛いです。あと、エクセルのマクロを組める人間が職員の中で私しかいないのが悩みです…。毎年年度末になると、エクセルのトラブル相談が集中してしまって…。この時期は絶対に休めませんね
通知表で入力したデータが指導要録にも反映されるので、細かい調整をするだけで充分。データは電子印をもらってPDFで保存するだけなので、非常に楽ですね。
転記と、それに伴う確認作業がなくなって、ミスが大幅に減りました。先生それぞれにIDとパスが発行されるため、自分のPCからいつでも入力できるのも嬉しいです。年度末にバタバタすることがなくなり、しっかり春休みを取れるようになりました。
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。私立小学校に特化した校務システム「スクールマスターZeus」は暁星小、白百合学園小など数多くの私立校に導入されている。
生徒一人ひとりの一年間の成績や出席の記録、生活・学級活動の記録等を記載する指導要録。保存義務はあるものの、指導要録は何か問題がなければ、誰の目にも触れることのない書類です。いわば保管するためだけに作成する文書に、先生方の貴重な時間を割くのは非常にもったいないと思います。
指導要録は基本的に通知表などから転記して体裁を整えるだけの作業です。人の目にも触れませんから、わざわざ手書きする必要はありません。エクセルで管理するのも手ですが、結局コピー＆ペーストなどの転記作業は必要になり、そこでミスが起きてないかの確認作業も発生するため、抜本的な効率化には繋がりません。
おすすめしたいのがシステム導入。 システムなら通知表で入力されたデータが指導要録にも反映されるため、転記の手間がなくなります。もちろん多少の文言調整は必要にはなりますが、指導要録はこれくらい楽して良いんです。
我々が提供している「スクールマスターZeus」は元教員のエンジニアが開発し、現場目線で考え抜かれたシステムです。指導要録でお困りの小学校様に導入させて頂いたこともあり、「要録の手間が1/10以下になった」という声も頂いています。
聖学院小学校
以前はエクセルの管理で、特定の職員に大きな負荷がかかっていました。
参照元:ウェルダンシステム株式会社（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice11.html） （https://welldone.co.jp/contents/voice/voice11.html）
『スクールマスターZeus』を導入することで、年度末に行う指導要録の作成にかかる負担が今までの十分の一以下に軽減されました。画面にすべての操作が表示されていて、教員からも『使いやすい』と好評です
参照元:ウェルダンシステム株式会社（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice11.html） （https://welldone.co.jp/contents/voice/voice11.html）
氏名・住所・保護者などの基本的な学籍情報を記入し、各家庭で用意してもらった顔写真を張り付けます。さらに学籍情報と顔写真が合っているかを一つひとつ確認して完了。これらをすべて手作業で行うため、生徒の顔と名前は比較的早く覚えられます。とはいえ、1クラス分30～40人分となると、なかなか大変な作業です。通学路別、健康に関する名簿など、目的別の名簿を作成する場合はさらに作業が必要ですし、クラス替えがあればその度に作り直さなければいけません。間違えたらいけないので、心理的な負担も大きいです…。
事務の方から学籍情報が入ったエクセルのデータを共有してもらい、それをベースに名簿を作成しています。通学経路ごと・地域ごとの名簿などは、それぞれの用途に合わせて先生たちがカスタムしています。エクセルでの作業は、操作が簡単で、修正もさほど手間ではありません。転入生やクラス替え時も、データを組み替えればいいだけなので便利ですね。ただ、マスタデータは事務が管理しているので、同期と確認作業が手間ですね…。事務と教務、どっちが最新の情報なのか、わからなくなることがよくあります。その他に学年ごとにファイルを複製したり、新入生分を追記したりと細かい作業が年度更新のたびに起こるので、気が滅入りそうになります。
事務と教務で共通のシステムを導入しています。受験が終われば、新入学生の学籍情報が名簿に反映されるようになっています。あとは顔写真のデータをアップロードするだけ。名簿を通学路ごとなどに表示したい場合も、ボタンひとつで抽出できるので楽ですね。クラス替えや年度更新でも児童のカルテが引き継がれるので、一から作り直す必要がありません。導入費用や保守費用はそれなりにかかるようですが、負担が軽減されるのは間違いないです。
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。私立小学校に特化した校務システム「スクールマスターZeus」は暁星小、白百合学園小など数多くの私立校に導入されている。
児童名簿は、生徒の個人情報が記載された大切なものです。万が一情報が流出してしまったら、大きな問題になりかねません。そのため、従来の手書きやエクセルでの管理にこだわりをお持ちの小学校様は多いです。
ただ、実際に作業される先生方にはかなりの負担がかかっています。
児童名簿は、入試などで得た個人情報を事務で管理し、そこから教務部に共有されるケースが多いですが、作業する3～4月は年度末と新学期の準備でとても忙しい時期。そのタイミングで30～40人分の個人情報を手書きしたり、エクセルで入力したりするわけです。しかも、ミスなく作業しなくてはならないため、膨大な時間がかかってしまいます。なかには「春休み返上で作業している」という先生方もいらっしゃいました…。
加えて、児童名簿は住所変更や転入・転向などがあった場合、随時更新しなくてはなりません。そうすると、「教務部では更新したが、事務では古い情報のまま」という状況が起きてしまい、更新の度に手作業でのデータの同期が必要になってしまいます。こうした「アナログな同期」が時間を奪う大きな要因となっています。
同期の手間を解決する手段の一つがシステム導入。システムであれば、事務と教務で最新データを一括管理でき、同期をとる必要がありません。通学路別などの目的別の名簿作成もボタンひとつで作成が可能です。
我々が提供している「スクールマスターZeus」は忙しい私立小学校の先生方のために考え抜かれたシステムです。小学校入試にも対応しているため、早い段階から生徒情報を管理できます。導入して頂いた小学校様からは「春休みが取れるようになった」という声も頂いております。
白百合学園小学校
以前は手作業で名簿を作成していました。
参照元:ウェルダンシステム株式会社（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice18.html） （https://welldone.co.jp/contents/voice/voice18.html）
『スクールマスターZeus』導入後は児童情報が一元管理され、登下校の方面別といった名簿もシステムから抽出できるようになりました。実際にシステムを使った教員からは「分かりやすい」、「親しみが湧く」といった感想も聞かれました
参照元:ウェルダンシステム株式会社（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice18.html） （https://welldone.co.jp/contents/voice/voice18.html）
煩雑な事務作業を軽減できる点です。生徒の学籍情報、成績データ、出欠席データ、保健データといった情報をシステムに集約し、手書きや転記作業の手間を削減できれば、その分、教育・指導に時間を割くことができますよね。
また、一度入力したデータを複数の機能・帳票に連携させたり、データの保存・修正・転記も簡単にできるので、「転記したけど、間違ってなかったかな」「確認漏れはなかったかな」といった、先生方の心理的な負担を取り除くこともできます。
私立の小学校は、全国に240校しかありません。公立小学校は2万校くらいあるので、実質1/10ほど。私立校と公立校の違いは、簡単にいうと、その学校独自のルール・文化にあります。
私立小学校は、その学校独自の教育理念に基づいて生徒指導を行うため、同じ学校が他にないぐらい、独自色が強いんです。成績の付け方、出し方なども、公立校とは大きく異なります。私立校で校務システムを導入する場合は、こうした学校の独自性に合わせたカスタマイズができるものを選ぶのがポイントです。
校務システムの価格は、ピンからキリまでさまざまです。パッケージ本体100～500万、保守料金年間40～150万円というものから、30万円くらいで買い取りで使えるようなパッケージ、あるいは月々数万円のクラウドタイプなどありますが、価格ばかりを重視してシステムを選ぶのは危険です。
特に私立校は、私立学校の独自性に対応してくれる製品でないと、うまく活用できないでしょう。迅速かつ柔軟に導入・活用をサポートしてくれるシステム会社かどうか、確認してみて下さい。
校務システムを導入する上で、一番重要なのが「使いやすさ」です。どんなに沢山の機能を備えていても、使いやすくなければ、うまく運用できません。教育現場ではまだまだパソコンが苦手な先生も多いので、そうしたITリテラシーの低い先生でもスムーズに使えるようなシステムを選ぶことが大切です。
実際の書類に近い感覚で操作できるシステムなら、誰でもスムーズに使うことができるでしょう。導入の際は使い方や活用イメージが先生方に伝わるよう、教員研修を実施するのもおすすめです。
毎年多くの情報漏洩問題が発生しているため、セキュリティーを気にする人も多いでしょう。情報漏洩は重大な事故であるだけでなく、学校の信用を大きく失墜させるリスクがあるため、システムを選ぶ際には、セキュリティー対策が徹底されているかをチェックして下さい。
「スクールマスターZeus」なら、端末単位でアクセスを制限できる特別なセキュリティーや、大切なデータを暗号化し鍵がかかった状態にするなど、さまざまな対策を徹底しています。
校務システムは、その日からすぐに使い始められるわけではありません。導入し、活用を進め、発展させていくためにはさまざまなプロセスが必要です。
たとえば弊社では、まず、お問い合わせ後に、ヒアリングをさせていただきます。特に私立小学校は、学校ごとにルールや文化などが全く違うため、まず現状の課題を明確にしたうえで、理想の未来を一緒に描いていきます。その上で、システムによって何が解決できるかをお話しさせて頂いています。
簡単な操作で、通知表、要録、調査書、進路指導等の事務作業を効率化してくれるシステム。100校を超える私立校への納入実績を誇り、私立小学校では暁星小学校や白百合学園小学校などに導入されている。既存のシステムでは難しかった、私立小学校の独自の文化やルールに柔軟に対応し、PCが苦手な先生でも使いやすい操作性も魅力。 「スクールマスターZeus」の特徴や導入事例などは、こちらをチェックして下さい。
