校務システム選びで大切なのは、「PCが苦手な先生方もしっかり使いこなせるかどうか」です。ここでは、校務システムの使いやすさについて、校務改善のスペシャリスト・ウェルダンシステム株式会社の柏野慎也顧問にお話を伺いました。
1975年に語学教育事業をスタートさせ、現在ではITコンサルティング事業から教育サービス事業など各種事業を幅広く展開。今回は校務調査チームが小学校の先生の働き方や校務について調査し、私立小学校に特化した校務システムを提供しているウェルダンシステム社取材協力・監修のもと、コンテンツ作成いたしました(2021年10月調査時点)。
先生の中には年配層も多く、そもそもIT機器に苦手意識を持っている方が少なくありません。先生は、職員室のデスクではなく、教室や廊下、体育館やグランドなどで1日の大半を過ごすため、ITに詳しくなれる環境に身を置いていないのです。毎日の業務で多忙を極め、スキルを高める時間もありません。
小中学校の教職員(回答数326件)を対象に行ったあるアンケートでも、そうした状況が浮き彫りになっています。PCやタブレットの起動、文章の入力・訂正、表計算ソフトの文字・数値の入力などは問題なく行える教員が大半だった一方、マクロ・VBAの利用・記述、アプリケーションソフト利用の Webサイト作成など「高度なPC作業はできない・わからない」と回答する先生が大多数でした。
校務システムを導入する際には、PC作業に苦手意識のある先生でも問題なく操作できるかどうか大切です。機能が充実しているものは魅力的に見えますが、肝心の先生方がいつまでも戸惑って使いこなせないようでは、かえって負担を増やしてしまいます。
高度なITスキルが求められるシステムを導入した場合、PCが得意な先生に質問や相談が集中し、現場の混乱を招いてしまいかねません。
校務支援システムの導入時には、操作方法や活用イメージが先生方に伝わるように、研修を実施するのがおすすめです。必要に応じて、管理者向けの研修、利用者の向け研修、役職や目的ごとの導入研修を行えばより理解が深まるでしょう。
単なる操作説明ではなく、「名簿作成」「出欠席情報管理」「成績処理」「通知表作成」「指導要録作成」など、実際の作業をレクチャーしながら研修を行えば、校務支援システムの利便性をより実感することができるでしょう。
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。経営するウェルダンシステム株式会社には元教員のエンジニアが在籍し、常に現場目線での提案を心掛ける。私立小学校に特化した校務システムの「スクールマスターZeus」は暁星小学校、白百合学園小学校などに導入されている(2021年10月調査時点)。
校務システムを導入するうえで、一番大事なのが「使いやすさ」です。どれだけ優れた機能を備えたとしても、実際に利用する先生方がうまく使いこなせなければ、意味がありません。
私立小学校で働く先生方は、年齢もキャリアも様々で、ITリテラシーが高い方もいれば低い方もいらっしゃいます。我々が作るシステムは「ITリテラシーの低い先生」を基準に考えて開発しています。PCが苦手な先生が使いこなせるのであれば、PCが得意な先生に質問や相談が集中することなく、学校全体で校務の効率化が図れます。
これまでいろんな小学校様を見てきた私の経験上、操作性がシンプルであればシステムの運用は絶対にうまくいきます。我々が提供している「スクールマスターZeus」はマニュアルなしで誰でも感覚的に作業できますし、帳票作成も紙で印刷した時と同じ形式のプレビュー画面で編集できたりするので、そういった操作性は導入した小学校様からご好評いただいています。
校務システムを賢く導入するには、日々成績を入力する先生方だけでなく、システムを管理している方の負担も考えなくてはなりません。
システムの入力作業でわからないことがあったとき、まず質問がいくのがこのシステム管理の方です。システムが使いにくいと、必然的にシステム管理の方の負担が増えてしまいます。こういった特定の個人に作業が集中する“属人化”を防ぐのも、システム運用では大事なポイントと言えます。
管理者の大きな作業でいえば、年度更新や学年更新。この時期はとても忙しいタイミングでもあるので、システム管理者に余計な負担が増えないように配慮する必要があります。
いくら使いやすいシステムを導入し、研修などを行ったとしても、使い慣れるまでには多少時間はかかります。そこで大事になるのがシステム側のサポート体制です。
我々の「スクールマスターZeus」を導入した小学校様には、電話はもちろん、リモートでのサポートを行っています。これに関しては「電話では伝えきれない、実際の画面を見せながら起きている現象を説明できる」といった声を頂いています。
「スクールマスターZeus」を開発しているのは、元教員のエンジニアです。先生のお悩みがよくわかるからこそ、現場目線で寄り添った対応ができているのだと思います。
簡単な操作で、通知表、要録、学校日誌、週案、さまざまな名簿等の事務作業を効率化してくれるシステムです。既存のシステムでは難しかった、私立小学校の独自の文化やルールに柔軟に対応し、PCが苦手な先生でも使いやすい操作性も魅力。「スクール マスター zeus」の詳しい特徴や導入事例は、公式HPをご確認ください。