手書き・エクセル・システム
小学校の通知表の書き方まとめ
私立小学校には独自の文化やルールがあり、通知表にもそれが色濃く反映されています。ここでは、手書き・エクセル入力・システム入力、それぞれの通知表の書き方におけるメリット・デメリットをご紹介。
また、校務改善のスペシャリストであるウェルダンシステム株式会社の柏野顧問に、通知表のお悩みと対処法について伺ってみました。
目次
調べたのは…
取材・サイト運営
取材・サイト運営
Zenken 校務調査チーム
1975年に語学教育事業をスタートさせ、現在ではITコンサルティング事業から教育サービス事業など各種事業を幅広く展開。今回は校務調査チームが小学校の先生の働き方や校務について調査し、唯一私立小学校に特化した校務システムを提供しているウェルダンシステム社取材協力・監修のもと、コンテンツ作成いたしました（2021年10月調査時点）。
手書きさん、エクセルさん、システムさんの
通知表のやり方
通知表のやり方
手書きさんの場合
所見まで手書きしてます
いったん鉛筆で下書きしてから、ボールペンで清書。所見もすべて手書きしています。間違えたときは砂消しゴムを使っていますが、用紙が破れたりすることも…。評価は「よくできました」のハンコを押しています。
エクセルさんの場合
USBでデータ管理してます
通知表のマスタデータをUSBに保存しています。学期末になると、そのUSBを先生同士で順番に回覧し、入力していくやり方です。最終的には紙で出力し、校長のハンコを押して配布します。
システムさんの場合
転記の手間がありません
先生ぞれぞれのノートPCからID入力すれば、システム上でいつでも入力できます。いろんなデータが連動しているので、転記の手間がなくて助かっています。ハンコも電子印で、無駄な作業が少なくて済んでいます。
【通知表】手書きさん・エクセルさん・システムさんの三者三様
「手書きさん」の通知表のやり方
「いったん鉛筆で下書きしてから、ボールペンで清書。所見もすべて手書きしています。間違えたときは砂消しゴムを使っていますが、用紙が破れたりすることも…。評価は『よくできました』のハンコを押しています」
そんな通知表を手書きしている「手書きさん」のメリット・デメリットをまとめました。
通知表を手書きするメリット
通知表を手書きすることで、一人ひとりの生徒に心を込めて書くことができます。手書きの文字には独特の温かみがあり、手紙のような感覚で、気持ちが伝わると思って丁寧に書いています。
保護者からは「丁寧だ」「人間味が伝わる」と褒められたこともあります。そう言っていただけると、大変でもまた頑張ろうと思えます。
通知表を手書きするデメリット
通知表を手書きすると、とにかく時間がかかります。自分が書いたら終わりというわけではなく、一度必ず教務主任にチェックしていただかなくてはいけません。添削して頂いたあとに書き直してそこから清書になるため、本当に時間との闘いになります。
しかもミスが許されないため、間違いがないか厳密にチェックしなければなりません。学期末は本当に忙しいため、多くの先生が残業続きで、まともに授業の準備をする時間も持てません。
「エクセルさん」の通知表のやり方
「通知表のマスタデータをUSBに保存しています。学期末になると、そのUSBを先生同士で順番に回覧し、入力していくやり方です。最終的には紙で出力し、校長のハンコを押して配布します」
そんな通知表を手書きしている「エクセルさん」のメリット・デメリットをまとめました。
通知表をエクセルで作成する
メリット
メリット
数字を打ち込むだけで通知表が作成できるので、手書きよりも記入がはるかに楽です。修正も簡単に行えますし、改めて清書する手間もありません。
誰にどんな成績をつけたかを一覧で確認できるうえ、1～3学期の評価を入力してあれば、それを数値化して指導要録用の成績を付けることもできます。すべての通知表を引っ張り出して見比べて…なんて時間もなくなりました。
通知表をエクセルで作成する
デメリット
デメリット
エクセルは基本的に複数人が同時に編集することができません。以前スプレッドシートを使ってみましたが、重かったり、誰かが重要なデータを消してしまったり、復元が大変だったりと、問題が続出したのでエクセルに戻しました。
1つのUSBを回覧する場合、USBが回ってくるまで作業できなかったり、自分の番が終わったら基本的に修正できなかったりするのも不便。細かい保存のルール（格納先や命名規則）を守ってくれなかったり、計算式を消してしまう先生もいたりして、復旧作業も大変です。
マクロを組める人間が私しかおらず、帳票の変更があったら私が対応する他ありません。ここだけの話し、徹夜で作業したことも…。後釜を探していますが、これだけの作業をやりたがる若い先生もおらず、困っています。
「システムさん」の通知表のやり方
「先生ぞれぞれのノートPCからID入力すれば、システム上でいつでも入力できます。いろんなデータが連動しているので、転記の手間がなくて助かっています。ハンコも電子印で、無駄な作業が少なくて済んでいます」
そんな通知表をシステム入力している「システムさん」のメリット・デメリットをまとめました。
通知表をエクセルで作成するメリット
作業時間が圧倒的に減りました。以前は、各先生がクラスの児童の評価を作成し、手書きで通知表の用紙に書き写していたので3日かかっていましたが、今はデータのインポートから印刷まで30分ほど、操作の早い先生なら15分ほどで終えられます。
また、書き写す際に必ず発生していたミスもなくなりました。確認の必要もないので助かっています。
通知表をシステムで作成するデメリット
特にないですが、パソコンが苦手な先生には、使い方を覚えてもらうまで若干のレクチャーやサポートが必要ですね。
また、学校の状況に合わないシステムを導入してしまうと、かえって作業が繁雑になって手間が増えるかもしれません。手書きに慣れていると、最初は味気ない気もしましたが、授業の準備や子どもたちと向き合う時間が増えたので、結果的に良かったです。
校務改善のスペシャリストに聞く！
通知表のお悩みを改善するには？
ここまで触れたように、手書き・エクセル入力・システム入力でそれぞれ良い点や悪い点がありますが、今後の私立校小学校の通知表はどのように管理していくべきなのか、100校を超える私立校の校務を改善してきたウェルダンシステム株式会社の柏野顧問に意見を伺いました。
校務改善のスペシャリスト
ウェルダンシステム株式会社
柏野顧問
柏野顧問
100校を超える私立校に校務システムを導入してきた実績を誇り、校務改善を知り尽くしたスペシャリスト。経営するウェルダンシステム株式会社には元教員のエンジニアが在籍し、常に現場目線での提案を心掛ける。私立小学校に特化した校務システムの「スクールマスターZeus」は暁星小学校、白百合学園小学校などに導入されている。
エクセルは管理・運用がものすごく手間
これまで数多くの私立小学校を見てきましたが、通知表に関しては手書きやエクセルで管理されている現場がまだまだ少なくありません。特に多いのが、エクセルでしょうか。たしかに手書きに比べれば、入力作業は楽になると思います。
ただ、エクセルは管理・運用がものすごく手間。例えば、「通知表」のファイルを作っても、入力する先生が命名規則を守ってくれなかったり、保存先を間違えたり、間違えてデータを消してしまったり…。こうした人為的なミスが起こると、どれが最新のファイルかわからなくなり、復旧作業に膨大な時間を要してしまいます。
更新作業も改めてマクロを組み直したりしなくてはいけないので、管理担当の先生はものすごく大変な思いをしていらっしゃいます。
セキュリティーの面でも、エクセルは万全とは言えません。よく通知表ファイルの入ったUSBを回覧して入力されていることがありますが、これはウィルスが介入する可能性があるためとても危険です。個人情報の漏洩は学校の信頼は大きく失墜させかねないため、セキュリティー対策もしっかり考えておく必要があります。
小さな作業の積み重ねが先生の貴重な時間を奪う
管理・運用の手間を減らし、セキュリティー対策も万全を期すなら、やはりシステム導入がおすすめです。システムであれば、一元管理が可能。エクセルのように複数のファイルが混在することなく、データも常に最新の状態に保てます。
先生それぞれがノートPCなどのデバイスからアクセスでき、好きなときにいつでも入力できるのも大きなメリット。「USBが回ってくる順番を待つ」という非効率的なこともせずに済みます。端末情報を識別して制御する特別なセキュリティーをかけているので、情報漏洩の心配もありません。
通知表には出欠席を記録する欄がありますが、ここもシステムなら自動で反映されるため、改めて入力する必要がありません。ハンコも電子印のため、いちいち紙出しして校長先生のハンコをもらいにいくことも不要です。
小さなことかもしれませんが、こうした小さな作業の積み重ねが先生方の貴重な時間を奪っていくのです。先生の本来の仕事は、生徒に勉強を教えることです。先生方に本来の仕事に専念していただきたい。そう思って、開発したのが弊社の「スクールマスターZeus」です。
実際にシステムを導入した私立小学校の声
「スクールマスターZeus」は私立小学校に特化した校務支援システムです。多くの私立小学校様に導入して頂いていますが、その中でも「3日かかっていた通知表作成が30分で終わるようになった」という声を頂いた新渡戸文化小中学校様のコメントをご紹介します。
引用元:ウェルダンシステム株式会社
（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice20.html）
新渡戸文化小中学校
Before
スクールマスターを導入するまで、通知表を作成する際には、まず各教諭がスプレッドシートでクラスの児童、約30人の評価を作成し、手書きで通知表の用紙に書き写していた。
After
導入後は、スプレッドシートで作成した評価のデータをスクールマスターにインポートして印刷している。したがって、評価を作成する時間は変わらないが、その後の手書きの時間が不要になった。
「書き写す作業に3日ほどかかっていました。スクールマスターを使うとデータのインポートから印刷まで30分ほど、操作の早い教員だと15分ほどでできているかもしれません」と大内教諭が語るほど、劇的に時間が短縮された。
もちろんスクールマスター上で直接データを入力することもできるが、これまでのワークフローを生かしたためイメージをつかみやすく、スムーズに移行できたという。
※引用・抜粋元:ウェルダンシステム株式会社
（https://welldone.co.jp/contents/voice/voice20.html）
Pick up
多くの名門私立小学校から選ばれる
「スクールマスターZeus」
簡単な操作で、通知表、要録、学校日誌、週案、さまざまな名簿等の事務作業を効率化してくれるシステムです。既存のシステムでは難しかった、私立小学校の独自の文化やルールに柔軟に対応し、PCが苦手な先生でも使いやすい操作性も魅力。「スクール マスター zeus」の詳しい特徴や導入事例は、公式HPをご確認ください。
